多くの事業者は、顧客に請求書を作成して送信するだけで義務を完了できると考えています。しかし、現行の規制によると、電子請求書は最低10年間保管され、管轄官庁の要求に応じて追跡可能であることが保証されなければなりません。
請求書データが追跡できなくなった場合、事業世帯は脱税行為が発生していなくても、電子請求書の保管および保存に関する規定に違反していると判断される可能性があります。
請求書データを紛失した場合、800万〜1500万ドンの罰金
政令125/2020/ND-CP(政令310/2025/ND-CPによって修正、補足)によると、電子請求書の保管、保存に関する規定に違反する行為は、次のように処罰される可能性があります。
- 規定に従って保管を保証せずに電子請求書を紛失、焼失、損傷した場合、800万〜1500万ドンの罰金。
- 管轄官庁が検査を要求した場合に電子請求書を提供できない場合も、行為の性質に応じて500万〜1000万ドンの罰金が科せられる可能性があります。
- 規定では、電子請求書は最低10年間保管され、必要な場合にトレーサビリティが確保される必要があります。
データ損失と請求書不要の区別
個人事業主の場合、請求書を作成しないことと請求書データを紛失することは、法的性質が異なる2つの行為です。個人事業主は、次のことを明確に区別する必要があります。
- 取引が発生した場合に請求書を作成しないことは、別の行為であり、はるかに高い罰金が科せられます。
- 請求書を作成したが、データを紛失させたり、規定どおりに保管しなかったりした場合は、保管に関する違反であり、800万〜1500万ドンの罰金が科せられます。
税務詐欺行為が発生していなくても、請求書データがなくなったことは、規定に従って保管義務を十分に履行していないと見なされます。
2025年税務管理法は、処罰を適用する際に、技術的な問題や不可抗力などの要因を検討することを許可しています。ただし、事業世帯がバックアップを実行せず、安定したストレージシステムを確保できない場合、または主観的な理由でデータを失った場合、処罰には明確な法的根拠があります。
個人事業主は電子請求書の保管を標準化する必要がある
処罰のリスクを軽減するために、個人事業主は電子請求書のデータの保存と管理方法を積極的に見直しる必要があります。まず、集中保存システム、自動バックアップ機能、および安定したデータアクセスを保証するサービスプロバイダーを選択する必要があります。請求書を電話や個別のコンピューターなどの個人デバイスにのみ保存すると、デバイスを変更したり、技術的な問題が発生したりする際に多くのリスクが潜んでいます。
さらに、個人事業主は、特にソフトウェアを更新したりシステムを切り替えたりした後、定期的にデータバックアップを実施し、請求書へのアクセス可能性を確認する必要があります。可能な限り、クラウドプラットフォームまたはプロバイダーのサーバーシステムに並行してストレージすることで、データ損失のリスクを大幅に削減できます。
電子データに基づく税務管理の状況において、請求書は正しく作成されるだけでなく、正しく完全に保管される必要があります。罰金は最大1500万ドンに達する可能性があり、請求書データの管理義務が必須の法的要件となり、もはやオプションの技術的な問題ではないことを示しています。
