教育機関における指導者、管理者、および教育支援要員に対する政策解決に関する公文書によると、教育機関の再編時の記録、アーカイブ資料の修正、管理、引き渡しについて、内務省は、教育機関の再編時の記録、アーカイブ資料の修正、管理、引き渡しに関するガイダンスの一部を割り当てています。
それによると、教育機関の運営過程で形成されたすべての記録、資料(再編前)は、統計され、新しい教育機関または直属の上位機関、組織に現状のまま引き渡される必要があります。
どの教育機関の資料も、その教育機関のフォントアーカイブに従って管理する必要があり、集中の原則を確保し、フォントアーカイブを分散させないことを保証する。未解決の作業については、古い教育機関は、新しい教育機関または直接の上位機関または組織にすべての記録と資料を完全に引き渡し、管理を継続する必要がある。
内務省はまた、教育機関および個人に対し、資料を不法に占拠、破棄しないこと、資料を破損させたり紛失させたりしないこと、引き渡し、管理、使用の全過程で資料の安全を確保することを注意喚起しました。
紙文書およびその他の情報伝達上の文書については、教育機関(整理前)は、幹部・職員の記録、財務文書、資産、教育・学習専門記録を含む、すべての記録・文書の量を統計、分類、梱包、封印、確認し、受け入れ・管理機関に引き渡す責任があります。
文書管理および運用システム上のデジタル文書およびデータベースについては、内務省は教育機関(整理前)に対し、システム管理および運用ユニットと協力して、ファイル、デジタル文書、およびデータの範囲を完全に特定するよう要求します。引き渡しに役立つように、データのバックアップ、抽出、および保全を実施します。
デジタルファイルと文書は、アクセス、管理、活用、および使用の可能性を確保するために必要な説明データ、管理情報、および必要な情報とともに引き渡される必要があります。
データの引き渡しと統合は、新しい教育機関のアカウントへの完全性、完全性、認証を保証する必要があり、それによって、業務の受付と処理プロセスが継続的かつ中断されないように保証します。
特に、数値的な成績証明書、学生記録、入学データ、教育品質評価データ、教育部門のデータベース、および専門情報システムについては、引き渡しは完全、正確、継続的、同期的に行われ、運用と使用が中断されないようにする必要があります。
書類、資料の受け渡しは、記録を作成し、詳細な書類、資料の目録を添付する必要があります。記録には、フォントまたは資料のブロック名、資料の時間、書類の数、束、箱、束、包み、箱、データ容量、業務処理状況を明確に示し、引き渡し側と受取側の代表者の署名と捺印がすべて記載されている必要があります。
