特に、原本からの卒業証書および証明書のコピーの発行に関する申請書類は、通達草案の第 17 条第 4 項に明確に指定されています。具体的には次のようになります。
4. 元の登録簿からの卒業証書または証明書のコピーを要求する書類には、以下が含まれます。
a) 卒業証書および証明書のコピーの発行のための申請書。この申請書には次の情報が記載されています。 個人識別番号。卒業証書または証明書番号 (ある場合);卒業証書と証明書の本の番号。卒業証書および証明書の発行日。
b) オリジナルの卒業証書または証明書のコピーを要求する人が本条第 3 項 b に指定されている人物である場合、その人は委任状 (権限を与えられた人の) を提示する必要があり、本条第 3 項 c に指定されている人物は、オリジナルの卒業証書または証明書が発行された人物との関係を証明する文書または所轄官庁のデータベースから情報を抽出するためのリンクを提示しなければなりません。
c) 元の本からの卒業証書または証明書のコピーを要求する人が郵送で要求を送信する場合、その人は、本条項のポイント a および b に指定されている書類の認証済みコピーを、受取人のフルネームと住所を明記した切手を貼った封筒 1 枚を添えて、元の本からの卒業証書または証明書のコピーを発行する管轄機関に送付しなければなりません。
さらに、通達草案の第 17 条第 5 項には、元の登録簿から卒業証書と証明書のコピーを発行する手順も規定されています。具体的には：
a) 卒業証書または証明書のコピーを要求する人は、オンライン公共サービス ポータルで情報を提供するか、本条第 4 項に規定されている書類一式を直接または郵送で管轄当局に提出し、元の登録簿から卒業証書および証明書のコピーを発行するものとします。
b) コピーの要求を受け取った日、または翌営業日の午後 3 時以降に要求を受け取った場合、原本の卒業証書および証明書のコピーを発行する管轄機関は、コピーを要求者に発行しなければなりません。
原本のコピーのリクエストが郵便サービスで送信される場合、期限は、コピーのリクエストを受け取った機関が到着消印に従ってすべての有効な書類を受け取った時点から決定されます。
c) 多数のマスターブックのコピーが同時に要求され、大量のコピーが必要な場合、卒業証書や証明書の内容が複雑で確認と比較が困難で、コピーの要求を受け取った機関が本条のポイント b に指定された期限に間に合わない場合、コピーを要求する人との書面による合意に従って、コピーの発行期限は 2 営業日以内、またはそれ以上延長される場合があります。
全国教育制度の卒業証書および証明書に関する回覧規則草案は、2025 年 10 月 25 日までコメントを受け付けています。
