電子請求書の使用に切り替えた後、多くの事業者は、顧客に請求書を作成して送信するだけで義務を完了できると考えています。請求書データの保存は、特に専門の会計士がおらず、主に電話や個人用コンピューターで操作する小規模事業者にとっては、軽視されることがよくあります。
実際には、税法および請求書に関する法律の規定によると、請求書の作成は義務の一部にすぎません。電子請求書は、法律で定められた期間中、完全かつ安全に保管され、アクセス可能でなければなりません。デバイスの交換、ソフトウェアのエラー、またはバックアップの失敗によるデータ損失は、この義務の「免除」を受ける権利を生じさせません。
税務管理法およびガイダンス文書の規定によると、電子請求書は、管轄官庁の要求に応じて、データの完全性と追跡可能性を確保するために、最低10年間保管する必要があります。
これは、事業世帯は請求書を表示するコピーを保管する必要があるだけでなく、保管期間中にデータが削除、紛失、またはアクセスできないことを保証する必要があることを意味します。請求書を個人のデバイスにのみ保存し、バックアップしない、または安定したストレージシステムを使用しないことは、違反のリスクを秘めています。
規定に従って十分な請求書を保管していない場合の罰金
政令125/2020/ND-CP(政令310/2025/ND-CPで修正・補足)によると、電子請求書データを保管しない、不完全に保管する、または紛失させる行為は、行政処分を受ける可能性があります。
具体的には、個人事業主は以下の場合に該当する可能性があります。
- 規定に従った保管条件を満たしていないために電子請求書を紛失、焼失、損傷した場合、800万〜1500万ドンの罰金。
- 管轄官庁が検査を要求した場合、電子請求書を提供できない場合は500万〜1000万ドンの罰金。
この罰金は、事業世帯が脱税行為を行っておらず、追徴課税額が発生していない場合でも適用されます。
請求書データの紛失は、請求書を作成しないことと何が違うのか
法的には、請求書を作成しないものと、作成したが保管できない請求書を明確に区別する必要があります。請求書を作成しないことは、収益を記録する義務に違反し、より高い罰則枠組みがあり、脱税のリスクに直接関連しています。
一方、請求書のデータ損失または保管の不備は、税務記録の管理および保管義務の違反です。支払うべき税額を変更しなくても、この行為は管理機関のデータ検査および照合能力を中断させるため、依然として処罰されます。
いつ責任軽減が検討されるのか
税務管理法は、自然災害、火災、ストレージシステムに影響を与える広範囲にわたる技術的事故などの不可抗力状況を検討することを許可しています。ただし、事業者がバックアップ対策を講じていない場合、電子請求書サービスプロバイダーとのストレージ契約を締結していない場合、または主観的な理由でデータを失った場合でも、処罰には根拠があります。
実際には、電話の交換、コンピューターの交換、またはバックアップなしでのアプリケーションの削除から発生するデータ損失の多くのケースがあり、これらの理由は不可抗力とは見なされません。
罰金のリスクを回避するためのストレージ標準化
処罰のリスクを軽減するために、事業者は電子請求書の保管プロセス全体を見直す必要があります。集中保管システム、自動バックアップ、および安定したアクセス機能を備えたサプライヤーを選択することが重要です。同時に、特にデバイスを変更したりソフトウェアを更新したりした後、請求書データを定期的に再確認する必要があります。
