各タスクの「デジタル痕跡」
以前は、文書がどの部門に転送されたか、またはタスクがどこまで処理されているかを知るために、タイグエン省の党機関の職員は、記録を再確認し、帳簿を確認するか、担当者と直接やり取りする必要がありました。このプロセスは、検索に時間がかかるだけでなく、進捗状況の把握が報告書と手動の集計プロセスに大きく依存する原因にもなります。
タイグエン中心部から60km離れた高地地域であるサンモックコミューンの党委員会では、業務運営システムを使用した後、最も明確な変化は、職員が文書を探すために紙の記録をたどる必要がなくなったことです。受付、分類、転送、処理、検索のプロセスはシステム上で実行されます。担当者と仕事の状況に関する情報も記録されます。
「文書がどこにあるのか、誰が処理しているのか、進捗状況がどうなっているのかを知ることができます。リーダーシップも監視、指示、督促においてより便利になります」と、サンモックコミューンの党委員会書記であるホアン・アイン・ドゥック同志は語りました。
省全体の範囲で、業務運用システムは、党機関の92/92ユニットに展開されており、比較的同期的な電子作業環境が徐々に形成されています。921,000件以上の文書が到着し、106,000件の文書がシステム上で処理され、省レベルから地方レベルまでのデジタル情報の流れを生み出しています。
これらの数字の背後には、各作業操作で形成されたデータがあります。システムは、文書が受信された時点、処理のために転送されたユニット、担当者、および実行状態を記録できます。デジタル環境に保存された「痕跡」は、実行プロセスを透明化し、それによって進捗状況を追跡し、各タスクの責任を特定するための基礎を作成するのに役立ちます。
ただし、新しい文書の受信プロセスは、デジタルトランスフォーメーションプロセスの初期段階を反映しています。受信後、指示は議論され、解決策が提示され、完了するまで監視される可能性があります。党のデジタルトランスフォーメーション作業を実用的にし、運用を開始するためには、データが継続的に接続される必要があります。
データを運用能力に変える
タイグエン省人民委員会の報告によると、Viettelは党機関における4つのアプリケーショングループの展開を支援しています。これには、電子文書システム - 業務運営、eCabinet非紙会議室、中央委員会の指示、決議、結論の実施状況を監視するシステム、および電子党員手帳が含まれます。
各プラットフォームは、業務処理プロセスの各段階をサポートします。業務運用システムは、文書の受信、割り当て、処理を記録します。eCabinetは、文書の準備、会議の開催、意見の聴取、結論の保存をサポートします。会議後、決議追跡システムは、担当部門、期限、およびタスクの進捗状況を記録し続けます。一方、電子党員手帳は、決議、指示、および公式文書を各党員に提供し、彼らが活動セッションの前と後に積極的に検索および調査できるようにします。
タイグエンでは、eCabinetは現在、週に約300回の会議に対応しています。電子文書の準備と発行は、年間約14,400時間の作業時間と13億ドンの印刷コストを節約するのに役立つと推定されています。同時に、文書、意見、会議の結論が保存され、その後の仕事の割り当てと追跡プロセスのためのデータが作成されます。
タイグエン省党委員会事務局によると、業務運用システムと専門プラットフォームからのデータは、諮問機関が文書処理状況と任務遂行の進捗状況をより迅速に集約するのに役立ち始めています。以前は施設に報告と手動集約を要求していたすべての情報は、現在ではシステムから直接活用できます。
これらの結果は、「デジタル痕跡」が多くの段階で形成され、業務の監視と運営の効率を向上させるための基盤となっていることを示しています。しかし、データが一貫したチェーンを形成するためには、プラットフォームを業務プロセスに従って同期させる必要があります。
その場合、デジタル化の価値は、文書が送信された時間だけにとどまりません。党委員会は、指示がどの任務に割り当てられたか、どの部門が担当しているか、および進捗状況がどこまで更新されているかを知るための追加の根拠を持つことができます。
一つの省だけの問題ではない
文書の転送と結果の追跡の間のギャップは、タイグエン省だけに存在するわけではありません。全国規模では、1つの指示が多くのレベルを通過してから、現場でのタスクになる可能性があります。データが相互接続されていない場合、実施の進捗状況の追跡と把握には多くの制限があります。
タイグエンは、党全体で共通の電子党員手帳のパイロットプロジェクトに選ばれた4つの党委員会の1つです。プラットフォームは、党中央委員会事務局、中央組織委員会がViettelと協力して構築し、その後全国に拡大されました。
Viettelタイグエンのディレクターであるブー・ホン・クアン中佐は、次の段階は個別のソフトウェアを追加することではなく、システム全体の継続的な運用を保証することであると述べました。
「Viettelは、安定した接続インフラストラクチャ、互換性のあるプラットフォームとデータ、およびユーザーを現場までサポートする活動の3つの層に引き続き焦点を当てます。目標は、タスクが複数のレベルを通過しても最終結果まで追跡され、党委員会がボトルネックを特定し、地理的な距離に関係なくタイムリーに指示できるようにすることです」とクアン氏は語りました。
タイグエンの話は、中央から地方までの統一されたデータ接続に関する全国規模の問題を提起します。データフローが円滑に運用されて初めて、デジタルトランスフォーメーションはリーダーシップと運営能力の一部になる可能性があります。
